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每场引导都是大项目,农业创新实验室关注食物

时间:2019-10-01 13:19来源:小说
原文地址:https://www.salesforce.com/hub/business/run-successful-design-thinking-workshop/ 人民网北京6月15日电主题为“减少中国食物损失与浪费”的农业创新实验室工作坊13日在清华大学美术学院举行

原文地址:https://www.salesforce.com/hub/business/run-successful-design-thinking-workshop/

人民网北京6月15日电主题为“减少中国食物损失与浪费”的农业创新实验室工作坊13日在清华大学美术学院举行,由联合国粮食及农业组织和清华大学主办。

前两天和一位伙伴在微信里讨论一个问题,问题的情境挺有代表性的,分享一下,正好也梳理一下思路。

协作是设计思维的核心。每个项目都会从一场面对面组织的工作坊中受益。以下即为如何设计并执行好一场工作坊的“攻略”。

联合国粮农组织与其社会创新合作伙伴BottleDream于今年5月20日在上海成功举办了一场关于“食物损失与浪费”的活动,拉开了粮农组织在中国的创新之旅。此次的创新思维工作坊是一项重要的实验,旨在中国推进构建包容性和可持续的粮食系统。在专家和导师的指导下,参与者参与开放的讨论,集思广益,探讨原型项目,开发创新工具,寻求减少食物损失与浪费的解决方案。

问题的原文如下:“赵老师,想请教您一个问题,我们在现场引导的时候,如果客户现场讨论的时候有很多抱怨,比如说客户是销售部门的成员,大家可能会抱怨说,是我们公司的产品不好、竞争力不好、服务政策不好,所有的问题归根结底都是公司制度的问题云云……如果出现这种情况,我们作为引导者如何转换呢?”

在一个以电子邮件和“一小时会议”为主导的世界里,面对面的工作坊似乎是对时间投入的重大承诺。但是,工作坊正是由于其引人入胜,充满活力,社交属性强,持续专注和高度投入等特点,能够点燃团队斗志,加速其项目的进展。

40多名来自国际组织、政府、学术界、媒体和私营部门的代表参加了这一活动。讨论的重点是在整个食物供应链应用创新工具(如设计想法、信息和通信技术),以降低食物损失与浪费。

看到这里,你的脑海中是不是在脑补这样的画面:“大家争先恐后地发言,把所有的问题与原因都指向了不在场的第三方部门。”相信这样的场面,在我们的会议中会经常出现。从过去曾经做过的《管理者会议技巧》的调查结果来看,这也是管理者不敢召开参与式会议的重要因素。因为管理者在考虑会议开放讨论环节时,真的很担心偏离会议主题、引发抱怨情绪。

在重力水箱时代(是一款年代较久远的实体产品),我们已经与客户一道开展了近20年的工作坊。工作坊本身就是每个项目的一部分,而且每次工作坊后产生的价值都没让我们失望。然而我经常听到人们在规划和举行工作坊时感受到的风险,诸如:“我不想浪费所有人2天的时间,“要是最终没得到任何结果该怎么办?”,“我担心受邀者都不来”等等。这听起来有点耳熟对吗,你是不是也这样?你是否也在犹豫要不把工作坊纳入你项目的一部分?你是不是的确开展过那些没能产出预期的价值或带来意外惊喜的“失败的工作坊”?当你在为一家重要的客户组织工作坊时,你会更担心失败吗?

联合国粮农组织驻中国代表马文森博士呼吁,共同开发减少食物损失与浪费的解决方案和创新工具,他期待在可持续农业发展领域,创新思维工作坊将为开发更多创新解决方案翻开新的篇章。

我们来看看参与者是怎么考虑的。人们之所以把矛头指向第三方,实际上倒不是真的想推拖责任,更重要的是出于安全考虑,下意识而采取的防御策略。如果在探究的是问题原因的时候,大多数人内心都会不自觉地产生一个假设:希望能够在相对安全的基础上,去探询失败的原因。这个时候避免成为人群焦点就成为最好的方法,所应用的策略就是指出其它不足,以减轻自我压力,构建安全区域。

不要再害怕了! 成功举办工作坊并不是要发射火箭。但你的确需要摒弃一些长久以来的假设、既定的印象甚至固有的成见,同时吸纳一系列的实践准则,以确保工作坊取得成功。以下是我的忠告,如何用一场超赞的设计思维工作坊加速你的项目进程。

在思维工作坊上,与会者提出了四种解决食物损失与浪费的解决方案,后期专家将参与一起对方案进行深度的原型项目开发,扩大实践范围。

如果真遇到这样的情况怎么办呢?下面来分析引导者有哪些策略可以考虑?

秉持正确的心态

食物损失与浪费已经成为一个世界性的亟待解决的难题。在全世界,每年被浪费的食物高达13亿吨,近三分之一的食物在没有到达餐桌之前就已经被破坏或挥霍。想象一下在餐桌上被浪费的食物我们就能够知道,食物浪费在中国是很普遍的。据联合国粮农组织估计,包括中国在内,在亚洲的大多数国家,每年的人均食物浪费多达80公斤。

前期调研

工作坊不是关于你个人,或迄今为止你在这个项目上的工作。如果你在要进入工作坊时,还在担心客户们是否能喜欢你即将展示和交付的内容,那么你已经陷入困局了。工作坊是一整个小组深度投入项目的一种卓有成效的工作方式。

任何引导项目前期都要做大量的准备工作,尤其对于引导项目而言。引导项目所关注的往往是组织中迫切需要解决的问题,这类问题并不是通过简单的讨论就能够找到解决方案。而且,这样的问题往往不是一个部门就可以解决的,往往需要不同部门、不同层级甚至不同利益体一起群策群力。在这个过程中,大家的立场不同、观点不同、价值观不同、目标不同、利益追求不同,虽然在同一主题下大家聚在一起,但也意味着大家要面对各类问题、观点的爆发与挑战。

你主持设计思维工作坊,是为了调动其他参与者的专业知识与经验, 用以应对来自项目的挑战。他们受邀加入是来帮助你的。你需要给参与者的聪明才智一个机会,暴露问题并改进项目。

因而,在项目初期的准备工作就显得非常重要。

因此设定参与者的招募条件也必不可少。

这些准备工作不仅仅是指流程设计与工具选择,更重要的是对需求、数据的调研与分析。需求调研的过程,是引导者帮助主题提出者厘清目标、聚焦问题、合理预期成果的过程。可以说一个引导项目从这一阶段实际上就已经开始了,现场实施只是在此基础上群策群力的过程。

别安排得太满

需求调研的过程中,引导者需要最大限度地接触参与者,观察并了解每位参与者。以便于“参与者”与“主题”两个维度,更多地了解没有从主题提出者呈现出来的信息。引导者需要了解参与者的状态,他们对于这种参与式活动的态度、探询在什么情况下他们会全身心投入、他们对于其它类似活动的认同度如何、如何做才能让他们觉得有所收获,他们愿意投入多少精力参与这样的一个活动等等。好的引导者可以通过这样的一个活动,清晰地分析出组织文化对参与式活动的支持度、组织成员对参与式活动的可信赖程度、感知未来工作坊成果的难度、氛围与承诺的可行性。

接下来,我们来谈谈议程。

除了“人”,引导者还要通过调研访谈,重新梳理引导活动的主题与焦点问题。

你知道把玉米卷饼塞得过满时会发生什么吗?没错,会爆出来,一塌糊涂,也没法优雅地吃完卷饼了。所以不要让你的议程成为过载的卷饼了。

商业组织中,对于工作坊所要讨论的焦点问题,往往是由比参与者更高的层面提出的。引导者在工作坊之前,不仅需要了解高层对于工作坊的背景、目标的预期、成果的要求等等,更重要的是了解参与者对于这个主题的了解程度,他们的观点(显性与潜在)、担心、期待、自己是否愿意做出改变等等。引导者还要了解过去针对这个主题,组织内部做过什么事情,谁的意见很重要,成功与失败的原因是什么等等。

对组织一场工作坊的担忧和焦虑,常常导致议程里囊括了过多的活动。

只有走过这样的过程,引导者才有可能真正了解不同层级的人,对于同一问题的认知差异、观点与假设,才有可能更好地与主题提出者确定目标、梳理思路、设计方案、预期成果。

“我们不可能需要90分钟的时间。”——话别说太满,你会的。

参与者

如果你准备了有趣的内容并召集了一个做事投入的客户团队,任何活动都需要大约90分钟左右。下面看看如何拆解:

如上面我们讨论的案例情境,如果在前期调研的过程中,引导者就已经发现大家对于销售成绩不佳有不同的看法的情况下,并且预计到现场可能会出现这样的问题,就要结合高层管理者出的预期目标,考虑主题是不是需要修改,或者应该邀请更广泛的人参加,比如产品、市场等等。

• 10分钟 明确这场活动的设置

更何况引导工作坊,主要是要解决组织迫切需要解决的问题,而这些问题往往会涉及到跨部门沟通与协作,因此在主题经过梳理确定后,选择、调整哪些参与者就成为重中之重了。

• 10分钟 团队理解任务并启动

构建安全氛围

• 30分钟 执行活动的核心内容

引导是一个对话的过程,要想达到高质量的对话,构建足够的安全,是引导者在流程设计中,需要认真考量的。一个人面对另外一个人所需要的勇气,远比面向一群人来的会更容易一些,相互的安全感建立也更简单。所以在引导过程中,可以考虑先从一对一对话开始,再逐步进入到一对二、一对三、一对多、多对多的群体对话之中,这不仅仅有助于安全感的建立,更让参与者感受到一种讨论逐渐深入的层次。

• 15分钟 反馈小团队的进展(已完成那些内容)

尊重大家的情绪

• 15分钟 分享,讨论小团队创建的内容

人类最大的特点,就是与情绪同行,每一位参与者都是自带情绪发生器的。在错综复杂的市场竞争态势下,人们承担了巨大的压力,这种压力随着业绩要求的增大而增大,但却不会因为业绩指标达成而减小。随着组织的分工更加精细化,越来越多的产品、项目又会受到内部多方部门的支持才能够成功。不管是做为面向客户的一线销售,还是中后台提供产品、服务的伙伴,在实际工作中带有一定的情绪是很正常的现象。这种情绪表面上看好像是对着某个部门、甚至是团队中某个伙伴的,但实际上这仅仅是冰山上面的部分,当引导者帮助参与者看到冰山下面隐藏的那些部分的时候,往往会促进参与者会的和谐,因为他们会感知到离真正的原因已经不远了。

• 10分钟 打破、重组

给大家谈困惑的机会

将工作坊的时间按粗略的90分钟进行区块规划,将为你免去许多痛苦。不用急于推进,也不用匆忙之中删减某项活动,更不会陷入混乱和茫然无措。

给每一位参与者提出困惑的正式机会。在很多组织中,大家往往都习惯于私下里议论产品、服务、竞争机制等等对组织的影响,却很少在相对正式的场合中进行讨论。能够拿到引导工作坊中的问题,一定具有迫切需要解决的特点,而这些悬而未决的问题,实际上很大程度上是因为参与者之间信息不对称、过多的假设、目标不统一、价值观不一致等原因造成的。引导者需要帮助大家认真聆听各自的观点,从初始的情绪对立,慢慢转化为目标的共识,并形成达成共识的行动承诺。

当然,90分钟不是一项硬性规定。只要能确保这项活动有活力、有吸引力,稍微缩短或延长活动的时间都无妨。

关注行动

一天的工作坊将包含有3至4个活动;为期两天的工作坊,将包含6到8个活动。这还不包括三餐时间。

当工作坊的参与者对目标达成共识之后,引导者要引导参与者讨论的是:我们能够做什么使这个问题获得改善,而不仅仅是我们有什么抱怨可以分享。这里的“我们”,可以广义地理解为组织,也可以狭义地理解为在场的这些人,这由所讨论的“焦点问题”来决定。

设计活动

从上面的案例情境来推论,这应该是一个销售内部的工作坊。大家的目标是为了提升业绩,而提升业绩的快速实现还是在于销售人员自身的努力,因些我们在场的参与者能够做出哪些努力,能够得到解决与改善,是工作坊的目标与预期成果。即便大家提出产品、服务需要提升,引导者也可以探询“我们可以做哪些具体的事,可以帮助产品、服务获得改善?”。

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